Polityka prywatności

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

WadimSoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Starowiejska 16/2 81-356 Gdynia, Polska

NIP: 5862391604 REGON: 525072540 KRS: 0001031579

telefon: +48 795 212 300 adres e-mail: biuro@wadimsoft.pl strona internetowa: https://wadimsoft.pl

dalej jako „Administrator” lub „WadimSoft”.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@wadimsoft.pl.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe przekazywane bezpośrednio przez osobę, której dane dotyczą, w szczególności podczas:

• korzystania z formularza kontaktowego;
• kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej;
• kontaktu telefonicznego;
• składania zapytania dotyczącego usług;
• uzgadniania Oferty lub zakresu Projektu;
• składania Zamówienia;
• zawierania i realizacji umowy;
• korzystania z Opieki Technicznej lub innych usług świadczonych przez WadimSoft;
• zgłaszania reklamacji lub innych spraw związanych z realizowaną Usługą.

W zależności od sposobu kontaktu oraz charakteru współpracy Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• nazwę firmy;
• dane adresowe;
• dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych;
• dane zawarte w korespondencji;
• informacje przekazane w treści zapytania lub Zgłoszenia;
• dane i informacje przekazane w związku z realizacją Projektu lub innej Usługi.

Formularz kontaktowy dostępny w Serwisie może wymagać podania imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu oraz treści wiadomości.

Administrator nie wymaga przekazywania danych osobowych, które nie są niezbędne do realizacji określonego celu. Osoba kontaktująca się z Administratorem nie powinna przekazywać danych osób trzecich, jeżeli nie posiada odpowiedniej podstawy do ich przekazania.

§ 3. Cele oraz podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

1) Obsługa zapytań i kontakt z Administratorem

Dane mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, przedstawienia informacji dotyczących usług oraz prowadzenia dalszej korespondencji.

Podstawą przetwarzania jest:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy lub dotyczy działań podejmowanych przed jej zawarciem;

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji oraz obsłudze otrzymywanych zapytań.

2) Przygotowanie Oferty i zawarcie umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu przygotowania indywidualnej Oferty, ustalenia zakresu Usługi, przyjęcia Zamówienia oraz zawarcia umowy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3) Realizacja Usług

Dane mogą być przetwarzane w celu wykonania Usługi, w tym realizacji Projektów internetowych, modernizacji stron internetowych, tworzenia sklepów internetowych, świadczenia wsparcia technicznego oraz Opieki Technicznej.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4) Obsługa Opieki Technicznej i Zgłoszeń

Dane mogą być przetwarzane w celu realizowania Opieki Technicznej, przyjmowania i analizowania Zgłoszeń, prowadzenia komunikacji dotyczącej Strony internetowej oraz wykonywania czynności objętych wybranym Pakietem.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5) Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu wystawiania i przechowywania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego oraz innych właściwych przepisów.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6) Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi ze świadczeniem Usług lub korzystaniem z Serwisu.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

7) Marketing własnych usług

Jeżeli jest to dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów, dane mogą być przetwarzane w celu przedstawiania informacji dotyczących usług oferowanych przez WadimSoft.

Podstawą przetwarzania danych osobowych może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnych usług, a w przypadkach wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Wymagana przez przepisy zgoda na wykorzystanie określonego kanału komunikacji jest pozyskiwana odrębnie.

§ 4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Podanie danych może być jednak niezbędne do:

• otrzymania odpowiedzi na zapytanie;
• przygotowania Oferty;
• zawarcia umowy;
• realizacji Zamówienia;
• świadczenia Usługi;
• obsługi Zgłoszenia;
• rozpatrzenia reklamacji;
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Brak podania danych niezbędnych do realizacji określonego celu może uniemożliwić Administratorowi wykonanie odpowiedniej czynności lub świadczenie Usługi.

§ 5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi:

• hostingowe i serwerowe;
• poczty elektronicznej;
• informatyczne i techniczne;
• księgowe;
• prawne;
• bankowe i płatnicze;
• związane z utrzymaniem infrastruktury wykorzystywanej do prowadzenia działalności;
• inne usługi niezbędne do prawidłowego prowadzenia działalności oraz świadczenia Usług.

Dane mogą być również udostępnione uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Administrator może korzystać z pomocy podwykonawców przy realizacji Usług. Jeżeli realizacja określonej Usługi wymaga dostępu podwykonawcy do danych osobowych, dostęp ten jest ograniczany do zakresu niezbędnego do wykonania powierzonych czynności.

§ 6. Dane przetwarzane podczas realizacji usług dla klientów

W związku z realizacją Projektów, prac technicznych lub Opieki Technicznej Administrator może uzyskać dostęp do danych znajdujących się w systemach, serwisach internetowych lub innych zasobach Zamawiającego.

Jeżeli dane te dotyczą osób trzecich i są przetwarzane przez WadimSoft wyłącznie w imieniu Zamawiającego, Zamawiający pozostaje administratorem tych danych, natomiast WadimSoft może działać jako podmiot przetwarzający.

Jeżeli zakres realizowanej Usługi wymaga powierzenia WadimSoft przetwarzania danych osobowych, zasady takiego przetwarzania powinny zostać określone zgodnie z art. 28 RODO.

Zamawiający odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych znajdujących się w przekazywanych Administratorowi Materiałach oraz systemach.

§ 7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Dane dotyczące zapytań, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, mogą być przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane związane z zawartą umową i realizacją Usług mogą być przechowywane przez czas trwania współpracy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej są przechowywane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna umożliwiająca dalsze przetwarzanie danych.

Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora są przetwarzane do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, jeżeli zgodnie z RODO sprzeciw taki powinien zostać uwzględniony.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – w przypadkach określonych przez RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych;
• prawo do otrzymania kopii danych;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@wadimsoft.pl.

Administrator może zwrócić się o przekazanie informacji umożliwiających potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa danych.

§ 9. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

Organem nadzorczym właściwym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru przetwarzanych danych, zakresu przetwarzania oraz ryzyka związanego z przetwarzaniem.

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby lub podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków.

§ 11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis internetowy Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.

Pliki cookies są niewielkimi plikami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z Serwisu.

Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

• zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania Serwisu;
• zapamiętywania ustawień użytkownika;
• obsługi funkcjonalności Serwisu;
• prowadzenia pomiarów dotyczących sposobu korzystania z Serwisu – jeżeli odpowiednie narzędzia zostały wdrożone;
• prowadzenia działań marketingowych – jeżeli odpowiednie narzędzia zostały wdrożone i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

Cookies, które nie są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu, mogą być wykorzystywane na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów, w szczególności po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, a jeżeli w Serwisie dostępne jest narzędzie do zarządzania zgodami – również za jego pośrednictwem.

Ograniczenie lub zablokowanie niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcjonalności Serwisu.

§ 12. Dane techniczne i logi serwera

Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie rejestrowane informacje techniczne związane z połączeniem z serwerem, takie jak w szczególności adres IP, data i czas połączenia, informacje dotyczące urządzenia, przeglądarki internetowej oraz żądanego zasobu.

Dane techniczne mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• diagnozowania błędów;
• przeciwdziałania nadużyciom;
• prowadzenia administracji technicznej Serwisu.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu.

§ 13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

Jeżeli w przyszłości sposób przetwarzania danych w tym zakresie ulegnie zmianie, odpowiednia informacja zostanie uwzględniona w Polityce Prywatności.

§ 14. Serwisy i usługi podmiotów trzecich

Serwis może zawierać odnośniki prowadzące do serwisów internetowych lub platform zarządzanych przez podmioty trzecie.

Po przejściu do serwisu zewnętrznego przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi przez operatora danego serwisu.

Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności podmiotu trzeciego przed przekazaniem mu danych osobowych.

§ 15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W przypadku korzystania przez Administratora z dostawców usług, których infrastruktura lub podmioty przetwarzające znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie zgodnie z wymaganiami określonymi w RODO.

W takim przypadku Administrator stosuje odpowiednie mechanizmy prawne przewidziane przez obowiązujące przepisy, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO.

§ 16. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w przypadku:

• zmiany obowiązujących przepisów prawa;
• zmiany sposobu przetwarzania danych;
• wdrożenia nowych funkcjonalności Serwisu;
• rozpoczęcia korzystania z nowych narzędzi lub usług;
• zmiany zakresu działalności Administratora.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Serwisie internetowym Administratora.

Data ostatniej aktualizacji: 27 sierpnia 2026 r.